Kilometervergoeding in de schijnwerpers

Als ondernemer mag u € 0,19 per zakelijke kilometer in mindering brengen op uw winst. Ook mag u aan uw werknemers ditzelfde bedrag belastingvrij vergoeden. De kilometervergoeding voor een werknemer mag u echter ook hoger of lager vaststellen, uiteraard binnen de grenzen van een eventuele cao of arbeidsovereenkomst. Wat zijn nu de consequenties wanneer u meer dan € 0,19 per kilometer vergoedt?

Kilometervergoeding meer dan € 0,19
In de eerste plaats is de hoofdregel dat alles wat u meer vergoed dan € 0,19 per kilometer, belast is als loon. Hanteert u de werkkostenregeling, dan kunt u het meerdere in uw zogenoemde vrije ruimte laten vallen en aanmerken als eindheffingsbestanddeel. Met deze heffingen houdt het echter nog niet op. Vergoedt u meer dan € 0,19 per kilometer voor de kilometers die uw werknemer rijdt met zijn eigen privéauto? Dan loopt u het risico dat deze privéauto aangemerkt wordt als auto van de zaak, met alle gevolgen van dien. De werknemer (of u) moet dan het autokostenforfait in aanmerking nemen, ofwel: de bijtelling is op zijn privéauto van toepassing! Dit is overigens alleen het geval als er sprake is van een bovenmatige kilometervergoeding. Dit begrip wordt niet verder omschreven, maar het komt er op neer dat u de klos kunt zijn als de jaarlijkse kilometervergoeding ruimschoots kostendekkend is.
De inspecteur moet deze stelling zelf innemen en aannemelijk maken. U kunt dus vooralsnog de reactie van de inspecteur afwachten. Wel is het verstandig om uw kilometervergoedingen eens onder de loep te nemen, en uw werknemers – bij een bovenmatige vergoeding – op het risico te wijzen en/of om nadere informatie te vragen. De door u veronderstelde bovenmatige vergoeding hoeft namelijk bij hoge autokosten (denk ook aan de gestegen benzineprijzen) helemaal niet bovenmatig te zijn. Mocht u een belastingcontrole krijgen, dan bent u in ieder geval voorbereid.
Is de kilometervergoeding niet hoger dan € 0,19, dan loopt u dit risico niet, ook al zou de totale kilometervergoeding ruimschoots kostendekkend zijn. Dit op grond van een toezegging van het ministerie.

Wisselende kilometervergoeding
Is uw kilometervergoeding soms hoger dan € 0,19 en soms lager? Dan kunt u de totale kilometervergoeding wellicht middelen. Dat betekent dat u het totaal van de kilometervergoeding deelt door het totale aantal kilometers. Komt u dan gemiddeld uit op of onder de € 0,19, dan hoeft u niets te belasten. U maakt deze berekening in de laatste maand van het jaar en kunt dan de eventueel verschuldigde belasting bepalen en betalen. Maar let op: wilt u deze gemiddelde kilometervergoeding toepassen, dan moet u dat eerst, samen met uw werknemer, op papier zetten. Bijvoorbeeld in een aanvullende arbeidsovereenkomst.
Hebt u niets op papier staan, dan wordt elke kilometervergoeding belast voor zover deze boven de € 0,19 uitkomt. U kunt dus mogelijk belasting besparen door een en ander vast te leggen.

Voordeel met een overeenkomst
Een voorbeeld ter verduidelijking:
U vergoedt € 0,15 voor A-kilometers, en € 0,22 voor B-kilometers.
Werknemer A rijdt jaarlijks 10.000 A-kilometers en 5.000 B-kilometers.

Uitwerking bij overeenkomst
Jaarlijkse kilometervergoeding (10.000 x 0,15) + (5.000 x 0,22) = 2.600
Gemiddelde kilometervergoeding 2.600 / 15.000 = € 0,17
€ 0,17 is minder dan € 0,19
Belast: nihil

Uitwerking zonder overeenkomst
A-kilometers: € 0,15 is minder dan € 0,19, geen belastingheffing.
B-kilometers: € 0,22 is meer dan € 0,19, belast € 0,03 per kilometer.
Belast: 5.000 x € 0,03 = € 150.

Tip: Middelingsovereenkomst
Betaalt of krijgt u een wisselende kilometervergoeding? Dan kunt u mogelijk belasting besparen door een overeenkomst voor middeling van de kilometervergoeding op te (laten) stellen.