Vergoeding van intermediaire kosten

De staatssecretaris heeft het besluit inzake loon, vrijgesteld loon en vergoedingen en verstrekkingen geactualiseerd met het oog op de invoering van de werkkostenregeling per 1 januari 2011. Nieuw in het besluit is een goedkeuring voor het opnemen van intermediaire kosten in een vaste kostenvergoeding.
Zowel voor de oude regeling als de werkkostenregeling keurt de staatssecretaris goed dat een vaste vergoeding van intermediaire kosten plaatsvindt alsof sprake is van een vaste vergoeding van kosten van de werknemer. Daaraan verbindt hij de volgende voorwaarden:

• de werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken;
• de werkgever specificeert de intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang;
• een aanvullende vergoeding is alleen mogelijk als de werkgever aannemelijk kan maken in hoeverre de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het desbetreffende bedrag van de vaste vergoeding.

Voor de oude regeling geldt als aanvullende voorwaarde dat de werkgever, op verzoek van de inspecteur, de vergoeding onderbouwt met een steekproefsgewijs onderzoek van de werkelijk gemaakte kosten.
De aanvullende voorwaarden voor de werkkostenregeling zijn dat de werkgever de vaste vergoeding specificeert naar het bedrag dat ziet op intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige posten en dat de werkgever de vergoeding onderbouwt met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en dit herhaalt als de inspecteur dat vraagt.
Ook wordt duidelijkheid gegeven over wat onder de begrippen ‘computers en dergelijke apparatuur’ en ‘communicatiemiddelen’ moet worden verstaan. Nieuw is dat de zogenaamde e-books niet onder het begrip communicatiemiddelen vallen maar onder de regeling voor computers. Dit geldt zowel voor toepassing van de oude regeling als voor de werkkostenregeling.
De rangorde die bij toepassing van de werkkostenregeling moet worden aangehouden is als volgt:

• vrijstelling op grond van art. 11 Wet LB;
• waarderingen op grond van art. 13 en 13bis Wet LB;
• niet als eindheffingbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen;
• als eindheffingbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen (gerichte vrijstellingen, vrije ruimte en vergoedingen en verstrekkingen waarover 80% eindheffing verschuldigd is).

In de praktijk komt het wel eens voor dat een werknemer een vergoeding moet terugbetalen aan zijn werkgever. Voor het fiscale karakter van die terugbetaling is het oorspronkelijke karakter van de vergoeding richtinggevend. Voor wat betreft de werkkostenregeling heeft de terugbetaling van een gericht vrijgestelde vergoeding geen gevolgen voor de werknemer of de werkgever. Een terugbetaling van een vergoeding die ten laste van de beschikbare vrije ruimte is gekomen, komt op het moment van terugbetaling in mindering op vergoedingen en verstrekkingen waarover de werkgever eindheffing betaalt. De terugbetaling vergroot daardoor de vrije ruimte.

MvF 29-11-2010, nr. DGB2010/5419M (Staatscourant 2010, nr. 19 356)